Die ganze Welt ist ‘on demand’, aber warum hinken so viele Verwaltungen ihrer Zeit hinterher?

Vor 20 oder 30 Jahren haben wir unsere Leben genau danach ausgerichtet, wie die Welt um uns herum tickt. Von 9:00 bis 17:00 Uhr saßen wir im Büro, weil dort Arbeit zu erledigen war. Wir haben uns abends zu einer bestimmten Uhrzeit eine Fernseh-Show angeschaut – das war schließlich die einzige Chance, sie zu sehen. Und wir haben uns morgens die Zeitung gekauft, damit wir nachrichtentechnisch auf dem neuesten Stand waren. Klingt das heutzutage nicht wirklich so, als seien diese Zeiten bereits seit Ewigkeiten passé? Heute haben wir flexible Arbeitszeiten, wir schauen uns Fernseh-Shows dann an, wann und wo immer es uns gerade passt und wir kriegen topaktuelle Nachrichten-Feeds direkt auf unsere Smartphones. Alles dank Technologie. Allerdings gibt es noch einen Bereich, der diese neue Art zu Arbeiten noch zu lernen hat – die Verwaltung.

Leider operiert die Verwaltung heute noch genauso wie vor Jahrzehnten. Rechnungen werden am Monatsende erstellt. Gehälter und Ausgaben werden oft noch manuell geprüft, genehmigt und der Zahlstelle übergeben. Die Planung der Ressourcen erfolgt oft auf Basis vager Vorhersagen, für die eine Vielzahl an Tabellen und ein wenig Bauchgefühl zu Rate gezogen werden. Stundenzettel brauchen oft Wochen zum Verifizieren, so dass die Geschäftsleitung nur eine lose Idee davon hat, wie es in Sachen Budget aussieht. All das macht die Herausforderung jeder Geschäftsleitung, die wissen möchte, wie ihre Geschäfte gerade stehen, nicht leichter. Sie kann ja im Grunde genommen gar nicht einschätzen, wie genau und aktuell ihre Infos sind. Stellen Sie sich nun bitte mal vor, wie schnell Ihr Unternehmen wachsen könnte, wenn die relevanten Informationen zur Geschäftsentwicklung auf Abruf verfügbar wären. Dadurch könnten Probleme viel früher gelöst und Entscheidungen, die die Unternehmensentwicklung positiv beeinflussen, schneller gefällt werden.

Umso überraschender, dass die Verwaltung noch so ihrer Zeit hinterher hinkt. Schließlich haben wir ja nun gelernt, dass der operative Bereich ‘on demand’ funktionieren sollte. Wir wissen ja alle, dass Beratungsunternehmen immer offen sein sollten für Kundenwünsche und -anforderungen. Warum lassen wir die Verwaltung immer noch ihr eigenes Süppchen in der Vergangenheit kochen, wo sie doch genauso reaktionsschnell arbeiten sollte wie das operative Geschäft?

Fakt ist, dass wir heutzutage die Technologie dazu haben, auch die Verwaltung ‘on demand’ operieren zu lassen. Das kann den Beratungen natürlich nur Vorteile bringen. Im Gegensatz zu einer Fülle von ungenauen Tabellen oder altmodischen Systemen bietet eine genau zugeschnittene Cloud-Lösung den Vorteil eines einzigen Systems mit allen Prozessen, die in Echtzeit über die Cloud laufen und auf die wir von überall aus zugreifen können. Informationsstaus zwischen einzelnen Abteilungen bleiben dadurch aus. Egal ob Geschäftsführung, Vertriebler, Projektmanager, Berater und Angestellter – wann immer jemand etwas ändert, wird das sofort im System in Echtzeit hinterlegt. Wann immer Sie im System den Status überprüfen, wissen Sie, dass alle Informationen und Daten aktuell sind. Sie haben also jederzeit eine genaue Momentaufnahme davon, wo Ihr Unternehmen tatsächlich steht.

Ein Kunde (aber auch Sie selbst) möchte immer über den Status eines Projekts Bescheid wissen. Wie liegen wir in der Zeit? Sind wir noch im Budget? Dabei muss Ihr Kunde nicht auf den nächsten geplanten Bericht warten: Sie berichten ihm direkt, denn Sie können ja jederzeit und von jedem Gerät aus von überall Ausgaben und Zeiten überprüfen. Sie wissen genau, welche Kapazitäten und Kompetenzen Sie noch in der Hinterhand haben und für wie lang. Daraus resultieren eine genauere Projektplanung und die Aussicht auf neue Geschäfte.
Zudem befinden sich alle Angestellten informationstechnisch auf Augenhöhe, was wiederum, bedeutet, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, wie er mit seiner Arbeit zum Erfolg beiträgt. Dadurch werden Mitarbeiter natürlich besonders dazu motiviert, ihren Teil am Unternehmenserfolg beizutragen.

Daneben machen spezielle PSA-Tools – modernste Software zur Automatisierung der Arbeitsprozesse – den Unterschied aus. Damit können Rechnungen schneller und fehlerfrei erstellt werden. Die schnelleren Zahlungseingänge, die dadurch entstehen, verbessern den Cash-Flow des Unternehmens. Weil die meisten Arbeitsprozesse automatisiert ablaufen, kann sich die Verwaltung nun auf wichtigere Arbeiten konzentrieren. Eine direkte Folge dessen ist ein Unternehmenswachstum ohne Personalaufstockung im nicht-operativen Bereich. Neueste Benchmark-Tests von Service Performance Insight, einer globalen Organisation für Forschung, Beratung und Schulung, die sich mit der Produktivitäts- und Gewinnsteigerung von Dienstleistern beschäftigt, belegen, dass die Unternehmen, die eine PSA-Software einsetzen, einen Anstieg um 6% bei der fakturierbaren Ressourcenauslastung verbuchen. Unternehmen mit einer PSA-Software haben im Schnitt ein Einkommensplus von $11.000 pro Berater als Unternehmen, die diesen Schritt noch vollziehen müssen, und profitieren nach EBITDA von einer Erhöhung von fast 75% der Gewinnspannen.

Die Technologie dazu gibt es. Für Beratungsunternehmen ist die Zeit reif, ihre Verwaltung aus der Vergangenheit in die ‘on demand’-Gegenwart zu führen. Nur, weil wir es bisher immer so gemacht haben, bedeutet das schließlich nicht, dass wir immer so weiter machen müssen.

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